Gizlilik ve kişisel verilerin korunması

1Veri sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Sona Otomasyon Taahhüt Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. tarafından işlenmektedir. Adres: Soğanlık Yeni, Muş Sk. Soyak Evreka Sitesi No: 8, A6 Blok Daire 12, 34880 Kartal / İstanbul.

2İşlenen kişisel veriler

Sitede kişisel veri toplayan üç form vardır ve her biri yalnız kendi işi için gereken bilgiyi ister. Bayi başvuru formu: firma adı, adres, ülke, şehir; yetkili kişinin adı, görevi, telefonu ve e-posta adresi; faaliyet alanı, faaliyet süresi ve tamamlanan proje sayısı; çalıştığınız sistemler ve kullandığınız protokoller, programlamayı kimin yaptığı, isteğe bağlı olarak deneyim bilgisi ve firma web sitesi; hizmet verilecek bölge ve hedef proje tipi. Teknik destek formu: ad soyad, e-posta, telefon, ülke, şehir; projeniz, ürünü kimden aldığınız, hangi Sona ürününü kullandığınız ve sorunun kendisi. Satış desteği formu: ad soyad, e-posta, telefon, ülke, şehir; otomasyon sunucunuz olup olmadığı, hangi taraf olduğunuz ve sorunuz. Üç formda da ayrıca isteğin geldiği IP adresi ve tarayıcı bilgisi ile onay kutusunu işaretlediğiniz an kaydedilir.

3İşleme amacı

Bu veriler yalnız talebinizin değerlendirilmesi ve sizinle iletişime geçilmesi için işlenir: bayilik başvurusunda başvurunuzun değerlendirilmesi, teknik destek talebinde sizi ilgilenecek bir bayiye yönlendirmek, satış desteği talebinde sorunuzu cevaplamak. Başka bir amaçla kullanılmaz, pazarlama listesine eklenmez.

4Hukuki sebep

Verileriniz açık rızanıza dayanılarak işlenir. Formu gönderirken işaretlediğiniz onay kutusu bu rızayı verir. Rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz; bu durumda form kaydınız silinir.

5Toplama yöntemi

Veriler yalnız web sitesindeki üç form aracılığıyla, doğrudan sizin girmenizle toplanır: bayi başvurusu, teknik destek ve satış desteği. Başka bir kanaldan veri toplanmaz.

6Üçüncü taraflara aktarım

Form bilgileriniz üçüncü taraflara aktarılmaz. Form verileri Sona'nın kendi sunucusunda saklanır; dış bir form servisi, analiz aracı ya da bot koruma servisi kullanılmaz. Tek istisna teknik destek talebidir: talebinizi sizi ilgilenecek bir bayiye yönlendirdiğimizde, sorunu çözebilmesi için gereken bilgi o bayiyle paylaşılır. Bunu ancak siz teknik destek formunu doldurduğunuzda ve yalnız bu amaçla yaparız.

7Saklama süresi

Form kayıtları beş yıl süreyle saklanır, sürenin sonunda silinir.

8BMS Desktop masaüstü uygulaması

Uygulama, bağlanacağı otomasyon sunucusunun adresini ve portunu, kullanıcı adını ve şifresini, uygulama PIN'ini, sunucuların sertifika parmak izlerini, seçtiğiniz arayüz dilini, ekran koruyucu ayarlarını ve kurulum sihirbazının kaldığı adımı saklar. Bu bilgiler yalnız kullanıcının kendi bilgisayarında, Windows'un DPAPI şifrelemesiyle korunan tek bir dosyada tutulur. Ekran koruyucu için kendi görselinizi yüklerseniz, o görselin bir kopyası da uygulamanın klasöründe saklanır.

Bu veriler Sona'ya veya herhangi bir üçüncü tarafa gönderilmez. Uygulamada analiz, telemetri veya kullanım takibi yoktur; internet bağlantısı gerekmez, yalnız kullanıcının yerel ağındaki kendi sunucusuna bağlanır. Uygulama günlükleri de yalnız uygulama içinden görülür, dışarı aktarılmaz. Uygulamanın kullandığı tarayıcı bileşeninin geçici profili her açılışta ve her kapanışta silinir.

Kullanıcı, uygulamadaki “fabrika ayarları” işlevini kullanarak veya uygulamayı kaldırarak bu verilerin tümünü siler.

9Sona Meeting Room ve Google Takvim verileri

Sona Meeting Room, bir bina otomasyon sunucusu üzerinde çalışan toplantı odası uygulamasıdır. Kullanıcı isterse uygulamayı kendi Google hesabına “Google ile bağlan” düğmesiyle bağlar; bu bağlantı Google'ın kendi giriş ve izin ekranından yapılır, Sona parolayı hiçbir zaman görmez.

Uygulama Google'dan yalnız şu verileri okur: hesabın takvim listesi ve seçilen oda takvimlerindeki etkinliklerin başlığı, başlangıç ve bitiş saati, düzenleyeni, gizlilik işareti, iptal durumu ve katılımcı sayısı; katılımcıların adları ve e-posta adresleri okunmaz. Bu veriler yalnız oda programını kapı panelinde göstermek ve otomasyon sistemi için odanın dolu/boş bilgisini üretmek amacıyla kullanılır. Kullanıcı panelden rezervasyon yaptığında, uzattığında ya da toplantıyı erken bitirdiğinde uygulama ilgili oda takviminde bir etkinlik oluşturur ya da bitiş saatini değiştirir; başka hiçbir takvim verisi yazılmaz.

Veriler yalnız müşterinin kendi cihazında tutulur: erişim jetonu ve en fazla sekiz günlük etkinlik özeti cihazın belleğinde saklanır, Sona'nın sunucularına ya da üçüncü taraflara gönderilmez, reklam amacıyla kullanılmaz, satılmaz ve insanlar tarafından okunmaz. Google hesabı uygulamadan silindiğinde ya da uygulama kaldırıldığında bu veriler cihazdan silinir; kullanıcı erişimi ayrıca Google hesabının “Erişimi olan üçüncü taraf uygulamalar” sayfasından her zaman iptal edebilir.

Google ile bağlantı şifreli (HTTPS/TLS) kurulur. Erişim ve yenileme jetonları yalnız müşterinin otomasyon sunucusunda tutulur; bu sunucuya yalnız müşterinin kendi ağı içinden, parola korumalı yönetim arayüzüyle erişilir. Uygulama jetonları hiçbir ekranda göstermez, dışa aktarmaz ve uygulamanın yedek dosyalarına koymaz.

Sona Meeting Room'un Google API'lerinden aldığı bilgilerin kullanımı ve aktarımı, Sınırlı Kullanım gereklilikleri dâhil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na uygundur.

10Sona Meeting Room — Microsoft 365 ve Exchange takvim verisi

Sona Meeting Room, toplantı odası takvimlerini kapı panellerinde göstermek için kurumunuzun Microsoft 365 ya da kurum içi Exchange takvimine bağlanabilir. Bu bölüm, o bağlantıda hangi veriye eriştiğimizi, ne için kullandığımızı, nerede tuttuğumuzu ve nasıl silindiğini açıklar.

Microsoft 365'te bağlantıyı kurumunuzun yöneticisi kurar: Microsoft'un kendi onay ekranında “Sona Meeting Room” uygulamasına bir kez onay verilir; istenen izinler Calendars.ReadWrite (takvimlerde okuma ve yazma) ve Place.Read.All (oda listesini okuma) izinleridir. Hiçbir kullanıcının parolası uygulamaya girilmez ve uygulama tarafından görülmez. Kurum içi Exchange'de ise BT yöneticiniz yalnız oda posta kutularına yetkili bir servis hesabı açar; sunucu adresi, hesap adı ve parolası uygulamanın ayar ekranına girilir.

Uygulamanın eriştiği veriler şunlardır: kuruluşunuzun görünen adı (yalnız Microsoft 365; ayar ekranında “bağlı” satırında gösterilir), oda listesi olarak odanın adı ve e-posta adresi (yalnız Microsoft 365; oda seçimini kolaylaştırmak için) ve yalnız ayar ekranında oda olarak tanımladığınız posta kutularının takvim etkinlikleri — başlık, başlangıç ve bitiş saati, düzenleyenin adı, gizlilik işareti, iptal durumu, tüm gün işareti ve katılımcı sayısı. Katılımcıların adı ve e-posta adresi saklanmaz ve gösterilmez; yalnız sayı hesaplanır. “Özel” ya da “Gizli” işaretli etkinliklerin başlığı ve düzenleyeni panelde gösterilmez. E-postalara, kişilere, dosyalara ve oda olarak tanımlanmamış posta kutularının takvimine erişilmez.

Veri yalnız şu işler için kullanılır: odanın dolu/boş durumunu ve günlük ya da haftalık programını kapı panelinde göstermek, panelden yapılan rezervasyonu oda takvimine yeni etkinlik olarak yazmak ve “Uzat” ile “Bitir” komutlarında yalnız o etkinliğin bitiş saatini değiştirmek. Uygulama etkinlik silmez, davet ya da e-posta göndermez. Veri reklam, profil çıkarma ya da yapay zekâ ve makine öğrenmesi modeli eğitimi için kullanılmaz.

Tüm veri yalnız kurumunuzdaki otomasyon sunucusunda tutulur; Sona'nın sunucularına takvim verisi, hesap bilgisi ya da parola gönderilmez, üçüncü taraflarla paylaşılmaz ve satılmaz. Otomasyon sunucusu Microsoft 365'e doğrudan HTTPS (TLS) ile bağlanır; kurum içi Exchange bağlantısı kurum ağınızın içinde TLS ile şifreli kanaldan ve NTLM kimlik doğrulamasıyla yapılır, parola ağda açık metin olarak gönderilmez. Microsoft 365 için otomasyon sunucusunda yalnız kurumunuzun dizin kimliği ve kısa ömürlü erişim anahtarı, kurum içi Exchange için sunucu adresi, servis hesabı adı ve parolası tutulur; erişim anahtarı ve parola ayar ekranına geri gönderilmez, panel ekranlarında yer almaz ve uygulamanın yedek dosyasına yazılmaz. Ayar ekranı parola korumalıdır. Etkinlik bilgisi yalnız panelde göstermek için geçici olarak tutulur ve her takvim okumasında yenilenir.

Ayar ekranında “Hesabı Sil” dediğinizde hesap bilgisi, erişim anahtarı ya da parola, oda tanımları ve geçici etkinlik verisi otomasyon sunucusundan silinir; uygulama kaldırıldığında da tüm verisi silinir. Microsoft 365 onayını istediğiniz an geri alabilirsiniz: Microsoft Entra yönetim merkezi → Kurumsal uygulamalar → “Sona Meeting Room” → Sil. Yöneticiniz isterse uygulamanın erişimini Microsoft tarafında yalnız oda posta kutularıyla sınırlayabilir. Kurum içi Exchange'de erişimi kesmek için servis hesabını kapatmanız ya da parolasını değiştirmeniz yeterlidir. Sorularınız ve silme talepleriniz için: [email protected]

11Haklarınız

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

12Başvuru

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz. Talebiniz en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.