Privacy e protezione dei dati personali

1Titolare del trattamento

I tuoi dati personali sono trattati da Sona Otomasyon Taahhüt Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. in qualità di titolare del trattamento. Indirizzo: Soğanlık Yeni, Muş Sk. Soyak Evreka Sitesi No: 8, A6 Blok Daire 12, 34880 Kartal / İstanbul, Turchia.

2Dati personali trattati

Sul sito ci sono tre moduli che raccolgono dati personali, e ciascuno chiede solo quello che il proprio compito richiede. Modulo di candidatura come partner: ragione sociale, indirizzo, paese, città; nome, ruolo, telefono ed e-mail del referente; ambito di lavoro, anni di attività, esperienza e numero di progetti completati; le zone che seguirai e il tipo di progetto a cui punti. Modulo di supporto tecnico: nome e cognome, e-mail, telefono, paese, città; il tuo progetto, da chi hai acquistato il prodotto, quale prodotto Sona usi e il problema stesso. Modulo di supporto commerciale: nome e cognome, e-mail, telefono, paese, città; se hai già un server di automazione, qual è il tuo ruolo e la tua domanda. In tutti e tre i moduli vengono inoltre registrati l'indirizzo IP e i dati del browser da cui è arrivata la richiesta, e il momento in cui hai spuntato la casella di consenso.

3Finalità del trattamento

Questi dati sono trattati unicamente per valutare la tua richiesta e per metterci in contatto con te: per valutare la tua candidatura se si tratta di una candidatura come partner, per indicarti un partner che si faccia carico del problema se si tratta di una richiesta di assistenza, e per rispondere alla tua domanda se si tratta di una richiesta commerciale. Non vengono usati per alcun'altra finalità né inseriti in alcuna lista pubblicitaria.

4Base giuridica

I tuoi dati sono trattati sulla base del tuo consenso esplicito. La casella di consenso che spunti inviando il modulo presta quel consenso. Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento; in tal caso la tua registrazione del modulo viene cancellata.

5Modalità di raccolta

I dati si raccolgono unicamente attraverso i tre moduli del sito e li inserisci tu stesso: candidatura come partner, supporto tecnico e supporto commerciale. Non si raccolgono dati per nessun'altra via.

6Comunicazione a terzi

I dati dei tuoi moduli non vengono comunicati a terzi. I dati dei moduli risiedono sul server di Sona; non si usa alcun servizio esterno di moduli, alcuno strumento di analisi e alcun servizio di protezione dai bot. L'unica eccezione è una richiesta di assistenza: quando indirizziamo la tua richiesta a un partner che se ne farà carico, a quel partner vengono comunicati i dati che gli servono per risolvere il problema. Questo avviene solo se hai compilato il modulo di supporto tecnico, e solo per quella finalità.

7Periodo di conservazione

Le registrazioni dei moduli si conservano cinque anni e poi vengono cancellate.

8Applicazione BMS Desktop

L’applicazione conserva l’indirizzo e la porta del server di automazione a cui si collega, il nome utente e la password di quel server, il PIN dell’applicazione, le impronte dei certificati dei server, la lingua dell’interfaccia che scegli, le tue impostazioni dello screensaver e il passaggio al quale si è fermata la procedura di configurazione. Queste informazioni restano sul tuo computer, in un unico file protetto dalla cifratura DPAPI di Windows. Se carichi una tua immagine per lo screensaver, una copia di quell’immagine viene conservata anche nella cartella dell’applicazione.

Nulla di tutto ciò viene inviato a Sona o a terzi. L’applicazione non contiene analisi, telemetria o tracciamento d’uso; non richiede una connessione a internet e raggiunge soltanto il tuo server nella rete locale. Anche i registri dell’applicazione si consultano solo dall’interno dell’applicazione e non vengono esportati. Il profilo temporaneo del componente di navigazione usato dall’applicazione viene eliminato a ogni avvio e a ogni chiusura.

Puoi cancellare tutti questi dati in qualsiasi momento con la funzione «ripristino delle impostazioni di fabbrica» dell’applicazione oppure disinstallandola.

9Sona Meeting Room e dati di Google Calendar

Sona Meeting Room è un’applicazione per sale riunioni che funziona su un server di automazione degli edifici. L’utente può collegare l’applicazione al proprio account Google con il pulsante «Collega con Google»; il collegamento avviene nelle schermate di accesso e di consenso di Google stessa, e Sona non vede mai la password.

L’applicazione legge da Google soltanto i seguenti dati: l’elenco dei calendari dell’account e, per i calendari delle sale selezionati, il titolo, l’ora di inizio e di fine, l’organizzatore, l’indicatore di privacy, lo stato di annullamento e il numero di partecipanti di ogni evento; i nomi e gli indirizzi e-mail dei partecipanti non vengono letti. Questi dati servono esclusivamente a mostrare il programma sul pannello alla porta della sala e a ricavare lo stato occupata/libera della sala per il sistema di automazione. Quando un utente prenota, prolunga o termina una riunione dal pannello, l’applicazione crea un evento nel calendario della sala corrispondente o ne modifica l’ora di fine; nessun altro dato del calendario viene scritto.

I dati restano sul dispositivo del cliente: il token di accesso e al massimo otto giorni di riepiloghi degli eventi sono conservati nella memoria del dispositivo. Non vengono inviati ai server di Sona né a terzi, non sono usati a fini pubblicitari, non vengono venduti e non vengono letti da persone. Quando l’account Google viene rimosso dall’applicazione o l’applicazione viene disinstallata, questi dati vengono eliminati dal dispositivo; l’utente può inoltre revocare l’accesso in qualsiasi momento dalla pagina delle app di terze parti con accesso all’account, nelle impostazioni del proprio account Google.

La connessione a Google è cifrata (HTTPS/TLS). I token di accesso e di aggiornamento sono conservati solo sul server di automazione dell’edificio del cliente, raggiungibile soltanto dalla rete del cliente stesso tramite la sua interfaccia di amministrazione protetta da password. L’applicazione non mostra mai i token, non li esporta e non li include nei propri file di backup.

L’uso e il trasferimento da parte di Sona Meeting Room delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Norme relative ai dati utente dei servizi API di Google (Google API Services User Data Policy), compresi i requisiti di uso limitato (Limited Use).

10Sona Meeting Room — dati di calendario Microsoft 365 ed Exchange

Sona Meeting Room può collegarsi al calendario Microsoft 365 della vostra organizzazione oppure a un calendario Exchange installato nella vostra sede, per mostrare sui pannelli di porta il programma delle sale riunioni. Questa sezione spiega a quali dati accediamo attraverso tale collegamento, per quali finalità li utilizziamo, dove sono conservati e come vengono cancellati.

Con Microsoft 365 il collegamento viene creato da un amministratore della vostra organizzazione: il consenso viene concesso una sola volta all'applicazione «Sona Meeting Room» nella schermata di consenso di Microsoft e le autorizzazioni richieste sono Calendars.ReadWrite (lettura e scrittura dei calendari) e Place.Read.All (lettura dell'elenco delle sale). Nessuna password utente viene inserita nell'applicazione né è da essa visibile. Con Exchange installato nella vostra sede, il vostro amministratore informatico crea un account di servizio autorizzato esclusivamente per le cassette postali delle sale; indirizzo del server, nome dell'account e relativa password vengono inseriti nella schermata delle impostazioni dell'applicazione.

L'applicazione accede ai seguenti dati: il nome visualizzato della vostra organizzazione (solo Microsoft 365; compare nella riga «collegato» della schermata delle impostazioni), l'elenco delle sale con nome e indirizzo e-mail di ciascuna sala (solo Microsoft 365, per agevolare la scelta della sala) e gli eventi di calendario delle sole cassette postali che avete definito come sale nella schermata delle impostazioni: titolo, ora di inizio e di fine, nome dell'organizzatore, contrassegno di riservatezza, stato di annullamento, contrassegno di giornata intera e numero dei partecipanti. I nomi e gli indirizzi e-mail dei partecipanti non vengono conservati né mostrati; ne viene calcolato soltanto il numero. Per gli eventi contrassegnati come «Privato» o «Riservato», titolo e organizzatore non vengono mostrati sul pannello. Non accediamo alle e-mail, ai contatti, ai file né ai calendari delle cassette postali che non siano state definite come sale.

I dati vengono utilizzati soltanto per mostrare sul pannello di porta se la sala è occupata o libera e il suo programma giornaliero o settimanale, per scrivere nel calendario della sala, come nuovo evento, una prenotazione effettuata dal pannello e, con i comandi «Prolunga» e «Termina», per modificare unicamente l'ora di fine di quell'evento. L'applicazione non cancella eventi e non invia inviti o e-mail. I dati non vengono utilizzati per pubblicità, profilazione o addestramento di modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico.

Tutti i dati restano esclusivamente sul server di automazione presente nella vostra sede; nessun dato di calendario, informazione di account o password viene inviato ai server di Sona, condiviso con terzi o venduto. Il server di automazione si collega direttamente a Microsoft 365 tramite HTTPS (TLS); il collegamento a Exchange installato nella vostra sede avviene all'interno della vostra rete, su un canale cifrato TLS e con autenticazione NTLM, e la password non viene mai trasmessa in chiaro sulla rete. Per Microsoft 365 sul server di automazione vengono conservati soltanto l'identificativo di directory della vostra organizzazione e un token di accesso di breve durata; per Exchange locale l'indirizzo del server, il nome dell'account di servizio e la relativa password. Il token di accesso e la password non vengono restituiti alla schermata delle impostazioni, non compaiono su alcuna schermata dei pannelli e non vengono scritti nel file di backup dell'applicazione. La schermata delle impostazioni è protetta da password. Le informazioni sugli eventi sono conservate solo temporaneamente per la visualizzazione sul pannello e vengono rinnovate a ogni lettura del calendario.

Scegliendo «Elimina account» nella schermata delle impostazioni, dal server di automazione vengono cancellati le informazioni dell'account, il token di accesso o la password, le definizioni delle sale e i dati temporanei degli eventi; anche disinstallando l'applicazione tutti i suoi dati vengono cancellati. Potete revocare il consenso a Microsoft 365 in qualsiasi momento: interfaccia di amministrazione Microsoft Entra → Applicazioni aziendali → «Sona Meeting Room» → Elimina. Il vostro amministratore può inoltre limitare, dal lato Microsoft, l'accesso dell'applicazione alle sole cassette postali delle sale. Con Exchange installato nella vostra sede è sufficiente disattivare l'account di servizio o modificarne la password per interrompere l'accesso. Per domande e richieste di cancellazione: [email protected]

11I tuoi diritti

Hai il diritto di sapere se i tuoi dati personali siano trattati; di chiederne informazione se sono stati trattati; di conoscere la finalità del trattamento e se siano usati conformemente a tale finalità; di conoscere i terzi a cui siano stati comunicati, nel paese o all'estero; di chiederne la rettifica se sono stati trattati in modo incompleto o inesatto; di chiederne la cancellazione o la distruzione; di chiedere che tali operazioni siano comunicate ai terzi a cui i dati siano stati trasmessi; di opporti a un risultato a te sfavorevole ottenuto esclusivamente mediante un'analisi automatizzata; e di chiedere un risarcimento se un trattamento illecito ti causa un danno.

12Come rivolgersi a noi

Le richieste relative ai diritti qui sopra vanno inviate a [email protected]. La tua richiesta sarà evasa entro un termine massimo di trenta giorni.