गोपनीयता और व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा

1डेटा नियंत्रक

आपकी व्यक्तिगत जानकारी डेटा नियंत्रक के रूप में Sona Otomasyon Taahhüt Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. द्वारा संसाधित की जाती है। पता: Soğanlık Yeni, Muş Sk. Soyak Evreka Sitesi No: 8, A6 Blok Daire 12, 34880 Kartal / İstanbul, तुर्की।

2कौन-सी व्यक्तिगत जानकारी संसाधित होती है

साइट पर तीन फ़ॉर्म व्यक्तिगत जानकारी इकट्ठा करते हैं और हर एक सिर्फ़ वही माँगता है जो उसके अपने काम के लिए ज़रूरी है। पार्टनर आवेदन फ़ॉर्म: कंपनी का नाम, पता, देश, शहर; संपर्क व्यक्ति का नाम, पद, फ़ोन और ई-मेल; कार्यक्षेत्र, कितने साल से काम कर रहे हैं, अनुभव की जानकारी और पूरे किए गए प्रोजेक्ट की संख्या; जिन क्षेत्रों में सेवा दी जाएगी और लक्षित प्रोजेक्ट प्रकार। तकनीकी सहायता फ़ॉर्म: नाम, ई-मेल, फ़ोन, देश, शहर; आपका प्रोजेक्ट, उत्पाद किससे लिया, आप कौन-सा Sona उत्पाद इस्तेमाल करते हैं और दिक़्क़त ख़ुद। चयन में मदद का फ़ॉर्म: नाम, ई-मेल, फ़ोन, देश, शहर; आपके पास ऑटोमेशन सर्वर है या नहीं, आप किस तरफ़ से हैं और आपका सवाल। तीनों फ़ॉर्म में इसके अलावा वह IP पता और ब्राउज़र की जानकारी दर्ज होती है जहाँ से अनुरोध आया, तथा वह क्षण जब आपने सहमति का चेकबॉक्स लगाया।

3संसाधन का उद्देश्य

यह जानकारी सिर्फ़ आपके अनुरोध पर विचार करने और आपसे संपर्क करने के लिए संसाधित होती है: पार्टनर आवेदन में आपके आवेदन पर विचार करने के लिए, तकनीकी सहायता के अनुरोध में आपको उस पार्टनर तक पहुँचाने के लिए जो उसे देखेगा, और चयन में मदद के अनुरोध में आपके सवाल का जवाब देने के लिए। किसी और उद्देश्य से इस्तेमाल नहीं होती और किसी विपणन सूची में नहीं जाती।

4क़ानूनी आधार

आपकी जानकारी आपकी स्पष्ट सहमति के आधार पर संसाधित होती है। फ़ॉर्म भेजते समय आप जो सहमति का चेकबॉक्स लगाते हैं, वही यह सहमति है। आप अपनी सहमति जब चाहें वापस ले सकते हैं; ऐसा करने पर आपका फ़ॉर्म रिकॉर्ड मिटा दिया जाता है।

5इकट्ठा करने का तरीक़ा

जानकारी सिर्फ़ वेबसाइट के तीन फ़ॉर्म से, और आपके अपने हाथ से भरे जाने पर इकट्ठा होती है: पार्टनर आवेदन, तकनीकी सहायता और चयन में मदद। किसी दूसरे रास्ते से जानकारी इकट्ठा नहीं की जाती।

6तीसरे पक्ष को देना

आपके फ़ॉर्म की जानकारी तीसरे पक्ष को नहीं दी जाती। फ़ॉर्म का डेटा Sona के अपने सर्वर पर रहता है; कोई बाहरी फ़ॉर्म सेवा, विश्लेषण उपकरण या बॉट-सुरक्षा सेवा इस्तेमाल नहीं होती। इकलौता अपवाद तकनीकी सहायता का अनुरोध है: जब हम आपका अनुरोध उस पार्टनर तक पहुँचाते हैं जो उसे देखेगा, तो दिक़्क़त सुलझाने के लिए ज़रूरी जानकारी उस पार्टनर को बताई जाती है। यह तभी होता है जब आपने तकनीकी सहायता का फ़ॉर्म भरा हो, और सिर्फ़ इसी उद्देश्य से।

7रखने की अवधि

फ़ॉर्म के रिकॉर्ड पाँच साल तक रखे जाते हैं, अवधि पूरी होने पर मिटा दिए जाते हैं।

8BMS Desktop डेस्कटॉप ऐप्लिकेशन

ऐप्लिकेशन उस ऑटोमेशन सर्वर का पता और पोर्ट रखता है जिससे वह जुड़ता है, उस सर्वर का उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड, ऐप्लिकेशन का पिन, सर्वरों के प्रमाणपत्रों की फ़िंगरप्रिंट, आपकी चुनी हुई इंटरफ़ेस भाषा, स्क्रीन-सेवर सेटिंग्स, तथा सेटअप विज़ार्ड जिस चरण पर रुका था वह चरण। ये जानकारियाँ केवल आपके अपने कंप्यूटर पर रहती हैं — एक ही फ़ाइल में, जिसे Windows की DPAPI एन्क्रिप्शन सुरक्षित रखती है। यदि आप स्क्रीन-सेवर के लिए अपनी छवि लोड करते हैं, तो उस छवि की एक प्रति ऐप्लिकेशन के फ़ोल्डर में भी रखी जाती है।

इनमें से कुछ भी Sona को या किसी तीसरे पक्ष को नहीं भेजा जाता। ऐप्लिकेशन में कोई विश्लेषण, टेलीमेट्री या उपयोग-ट्रैकिंग नहीं है; इसे इंटरनेट कनेक्शन की ज़रूरत नहीं पड़ती और यह केवल आपके स्थानीय नेटवर्क के अपने सर्वर तक पहुँचता है। ऐप्लिकेशन के लॉग भी केवल ऐप्लिकेशन के भीतर ही दिखते हैं, बाहर नहीं भेजे जाते। ऐप्लिकेशन जिस ब्राउज़र घटक का उपयोग करता है, उसकी अस्थायी प्रोफ़ाइल हर बार खुलने और बंद होने पर मिटा दी जाती है।

आप ऐप्लिकेशन के “फ़ैक्टरी रीसेट” फ़ंक्शन से या ऐप्लिकेशन को हटाकर यह सारा डेटा कभी भी मिटा सकते हैं।

9Sona Meeting Room और Google Calendar डेटा

Sona Meeting Room बैठक कक्षों के लिए एक ऐप्लिकेशन है, जो बिल्डिंग ऑटोमेशन सर्वर पर चलता है। उपयोगकर्ता “Google से जोड़ें” बटन से ऐप्लिकेशन को अपने Google खाते से जोड़ सकता है; यह जुड़ाव Google की अपनी साइन-इन और सहमति स्क्रीन पर होता है, और Sona पासवर्ड कभी नहीं देखता।

ऐप्लिकेशन Google से केवल यह डेटा पढ़ता है: खाते की कैलेंडर सूची, और चुने गए कक्ष कैलेंडरों में हर इवेंट का शीर्षक, आरंभ और समाप्ति का समय, आयोजक, निजता चिह्न, रद्द होने की स्थिति और प्रतिभागियों की संख्या; प्रतिभागियों के नाम और ईमेल पते नहीं पढ़े जाते। इस डेटा का उपयोग केवल कक्ष के दरवाज़े के पैनल पर समय-सारिणी दिखाने और ऑटोमेशन सिस्टम के लिए कक्ष की भरा/खाली स्थिति निकालने के लिए होता है। जब कोई उपयोगकर्ता पैनल से बैठक बुक करता है, बढ़ाता है या समाप्त करता है, तो ऐप्लिकेशन संबंधित कक्ष कैलेंडर में इवेंट बनाता है या उसका समाप्ति समय बदलता है; कोई अन्य कैलेंडर डेटा नहीं लिखा जाता।

डेटा केवल ग्राहक के अपने डिवाइस पर रहता है: ऐक्सेस टोकन और अधिकतम आठ दिनों के इवेंट सारांश डिवाइस की मेमोरी में रखे जाते हैं। इन्हें न Sona के सर्वरों को भेजा जाता है, न किसी तीसरे पक्ष को; इनका उपयोग विज्ञापन के लिए नहीं होता, इन्हें बेचा नहीं जाता और कोई व्यक्ति इन्हें नहीं पढ़ता। जब Google खाता ऐप्लिकेशन से हटाया जाता है या ऐप्लिकेशन अनइंस्टॉल किया जाता है, तो यह डेटा डिवाइस से मिटा दिया जाता है; इसके अलावा उपयोगकर्ता अपने Google खाते की सेटिंग में, खाते तक पहुँच रखने वाले तीसरे पक्ष के ऐप्लिकेशनों के पेज से, कभी भी ऐक्सेस रद्द कर सकता है।

Google से कनेक्शन एन्क्रिप्टेड (HTTPS/TLS) होता है। ऐक्सेस और रिफ़्रेश टोकन केवल ग्राहक के बिल्डिंग ऑटोमेशन सर्वर पर रखे जाते हैं, जिस तक केवल ग्राहक के अपने नेटवर्क के भीतर से, पासवर्ड से सुरक्षित एडमिन इंटरफ़ेस के ज़रिए पहुँचा जा सकता है। ऐप्लिकेशन टोकन को कभी किसी स्क्रीन पर नहीं दिखाता, उन्हें निर्यात नहीं करता और अपनी बैकअप फ़ाइलों में शामिल नहीं करता।

Google API से मिली जानकारी का Sona Meeting Room द्वारा उपयोग और स्थानांतरण Google API सेवाओं की उपयोगकर्ता डेटा नीति (Google API Services User Data Policy) का पालन करता है, जिसमें सीमित उपयोग (Limited Use) की आवश्यकताएँ भी शामिल हैं।

10Sona Meeting Room — Microsoft 365 और Exchange कैलेंडर डेटा

Sona Meeting Room आपके संगठन के Microsoft 365 कैलेंडर से या आपके अपने परिसर में स्थापित Exchange कैलेंडर से जुड़ सकता है, ताकि बैठक कक्षों का कार्यक्रम दरवाज़े के पैनल पर दिखाया जा सके। यह अनुभाग बताता है कि उस संबंध के माध्यम से हम किन आंकड़ों तक पहुँचते हैं, उनका किस प्रयोजन से उपयोग करते हैं, उन्हें कहाँ रखा जाता है और वे किस प्रकार मिटाए जाते हैं।

Microsoft 365 में यह संबंध आपके संगठन का प्रशासक स्थापित करता है: Microsoft की अपनी सहमति स्क्रीन पर «Sona Meeting Room» अनुप्रयोग को एक ही बार सहमति दी जाती है, और माँगी जाने वाली अनुमतियाँ Calendars.ReadWrite (कैलेंडर पढ़ना और लिखना) तथा Place.Read.All (कक्षों की सूची पढ़ना) हैं। किसी भी उपयोगकर्ता का पासवर्ड अनुप्रयोग में दर्ज नहीं किया जाता और न ही अनुप्रयोग को दिखाई देता है। परिसर में स्थापित Exchange में आपका आईटी प्रशासक एक सेवा खाता बनाता है जिसे केवल कक्ष मेलबॉक्सों का अधिकार होता है; सर्वर का पता, खाते का नाम और उसका पासवर्ड अनुप्रयोग की सेटिंग स्क्रीन में भरे जाते हैं।

अनुप्रयोग निम्नलिखित आंकड़ों तक पहुँचता है: आपके संगठन का प्रदर्शित नाम (केवल Microsoft 365; यह सेटिंग स्क्रीन की «जुड़ा हुआ» पंक्ति में दिखता है), कक्ष सूची में प्रत्येक कक्ष का नाम और ईमेल पता (केवल Microsoft 365, कक्ष चुनना सरल बनाने के लिए) तथा केवल उन्हीं मेलबॉक्सों की कैलेंडर प्रविष्टियाँ जिन्हें आपने सेटिंग स्क्रीन में कक्ष के रूप में निर्धारित किया है — शीर्षक, आरंभ और समाप्ति समय, आयोजक का नाम, गोपनीयता चिह्न, रद्द होने की स्थिति, पूरे दिन का चिह्न और प्रतिभागियों की संख्या। प्रतिभागियों के नाम और ईमेल पते न तो संचित किए जाते हैं और न दिखाए जाते हैं; केवल उनकी संख्या गिनी जाती है। «निजी» या «गोपनीय» चिह्नित प्रविष्टियों का शीर्षक और आयोजक पैनल पर नहीं दिखाए जाते। हम ईमेल, संपर्क, फ़ाइलों तथा उन मेलबॉक्सों के कैलेंडर तक नहीं पहुँचते जिन्हें कक्ष के रूप में निर्धारित नहीं किया गया है।

आंकड़ों का उपयोग केवल इन कार्यों के लिए होता है: दरवाज़े के पैनल पर कक्ष की व्यस्त या खाली स्थिति तथा उसका दैनिक या साप्ताहिक कार्यक्रम दिखाना; पैनल से की गई बुकिंग को कक्ष के कैलेंडर में नई प्रविष्टि के रूप में लिखना; और «बढ़ाएँ» तथा «समाप्त करें» आदेशों से केवल उसी प्रविष्टि का समाप्ति समय बदलना। अनुप्रयोग कोई प्रविष्टि मिटाता नहीं और न ही निमंत्रण या ईमेल भेजता है। आंकड़ों का उपयोग विज्ञापन, प्रोफ़ाइल बनाने अथवा कृत्रिम बुद्धिमत्ता या मशीन लर्निंग मॉडल के प्रशिक्षण के लिए नहीं किया जाता।

सभी आंकड़े केवल आपके अपने परिसर के ऑटोमेशन सर्वर पर रहते हैं; कोई कैलेंडर डेटा, खाता जानकारी या पासवर्ड Sona के सर्वरों को नहीं भेजा जाता, न किसी तीसरे पक्ष से साझा किया जाता है और न बेचा जाता है। ऑटोमेशन सर्वर Microsoft 365 से सीधे HTTPS (TLS) के माध्यम से जुड़ता है; परिसर में स्थापित Exchange से संबंध आपके अपने नेटवर्क के भीतर, TLS से कूटबद्ध चैनल पर और NTLM प्रमाणीकरण के साथ बनाया जाता है, तथा पासवर्ड कभी भी नेटवर्क पर खुले रूप में नहीं भेजा जाता। Microsoft 365 के लिए ऑटोमेशन सर्वर पर केवल आपके संगठन की डायरेक्टरी पहचान और अल्पकालिक एक्सेस टोकन रखे जाते हैं; परिसर के Exchange के लिए सर्वर का पता, सेवा खाते का नाम और उसका पासवर्ड रखे जाते हैं। एक्सेस टोकन और पासवर्ड सेटिंग स्क्रीन पर वापस नहीं भेजे जाते, किसी पैनल स्क्रीन पर प्रकट नहीं होते और अनुप्रयोग की बैकअप फ़ाइल में नहीं लिखे जाते। सेटिंग स्क्रीन पासवर्ड से सुरक्षित है। प्रविष्टियों की जानकारी केवल पैनल पर दिखाने के लिए अस्थायी रूप से रखी जाती है और हर कैलेंडर पठन पर नई कर दी जाती है।

सेटिंग स्क्रीन में «खाता हटाएँ» चुनने पर खाता जानकारी, एक्सेस टोकन अथवा पासवर्ड, कक्ष परिभाषाएँ और अस्थायी प्रविष्टि आंकड़े ऑटोमेशन सर्वर से मिटा दिए जाते हैं; अनुप्रयोग हटाने पर भी उसके सारे आंकड़े मिट जाते हैं। Microsoft 365 की सहमति आप किसी भी समय वापस ले सकते हैं: Microsoft Entra प्रशासन केंद्र → उद्यम अनुप्रयोग → «Sona Meeting Room» → हटाएँ। आपका प्रशासक चाहे तो Microsoft की ओर से अनुप्रयोग की पहुँच केवल कक्ष मेलबॉक्सों तक सीमित कर सकता है। परिसर में स्थापित Exchange में पहुँच रोकने के लिए सेवा खाता निष्क्रिय करना या उसका पासवर्ड बदलना पर्याप्त है। प्रश्नों और विलोपन अनुरोधों के लिए: [email protected]

11आपके अधिकार

आपको यह जानने का अधिकार है कि आपकी व्यक्तिगत जानकारी संसाधित हो रही है या नहीं; अगर हुई है तो उसके बारे में जानकारी माँगने का; संसाधन का उद्देश्य और यह जानने का कि वह उसी उद्देश्य के अनुरूप इस्तेमाल हुई या नहीं; देश के भीतर या बाहर जिन तीसरे पक्षों को दी गई उन्हें जानने का; अधूरी या ग़लत ढंग से संसाधित होने पर सुधार माँगने का; मिटाने या नष्ट करने की माँग करने का; इन कार्रवाइयों की सूचना उन तीसरे पक्षों तक पहुँचाने की माँग करने का जिन्हें जानकारी दी गई थी; सिर्फ़ स्वचालित विश्लेषण से निकले ऐसे नतीजे पर आपत्ति करने का जो आपके प्रतिकूल हो; और क़ानून के विरुद्ध संसाधन से नुक़सान होने पर उसकी भरपाई माँगने का।

12हमसे कैसे संपर्क करें

ऊपर बताए अधिकारों से जुड़े अनुरोध [email protected] पर भेजिए। आपका अनुरोध ज़्यादा से ज़्यादा तीस दिन के भीतर निपटाया जाएगा।